# Transações

Este capítulo dá-lhe a informação básica necessária para compreender e usar transações no &app;. Enquanto as contas são a estrutura de uma árvores de contas, as transações são os dados que cada conta contém.

## Conceitos básicos

Uma transação num sistema contabilístico de dupla entrada tal como o &app; é uma troca entre pelo menos duas contas. Logo, uma transação simples tem de consistir sempre de duas partes, uma conta de e uma conta para. A conta de está a transferir valor para a conta para. Os contabilistas chamam a estas partes da transação Entradas do razão. No &app;, chamamos-lhes parcelas.

Uma parcela identifica a conta a que se refere, o montante específico em dinheiro que é movido de ou para essa conta e pode conter mais algumas peças específicas de informação, se necessário. O &app; suporta múltiplas parcelas numa única transação que podem mover dinheiro arbitrariamente de ou para as contas envolvidas.

Por exemplo, recebeu um ordenado e depositou-o na sua conta poupança, no banco. A transação que ocorre é que a conta poupança no banco (um ativo) recebeu dinheiro da conta de receita. Duas contas são afetadas e, neste caso, há um aumento líquido do seu capital próprio.

O trabalho com transações no &app; é feito usando o que é conhecido por diário de conta. Cada conta que cria tem um diário de conta. Ser-lhe-á familiar porque se parece com o talão usado para controlar o livro de cheques.

O diário de conta é explicado na secção seguinte, .

## O diário de conta

O diário de conta a janela do &app;, que lhe permite ver e editar transações pré-existentes, ou adicionar novas transações numa conta em particular. Para abrir um diário de conta a partir da árvore de contas, faça um duplo clique no nome da conta, clique com o botão direito no nome e selecione Abrir conta no menu ou use o botão na barra de ferramentas. O &app; abre a janela do diário de conta.

### Funcionalidades do diário de conta

A barra de título do diário de conta mostra o nome da conta. Abaixo da barra de título, a barra de menu mostra os itens de menu disponíveis dentro do diário de conta e a barra de ferramentas contém cómodos botões que o ajudam a trabalhar com o diário de conta.

Ao fundo à esquerda da janela do diário, o &app; mostra mensagens úteis à medida que se move dentro do diário. À direita, pode ver o saldo atual da conta e o total de parcelas confirmadas.

### Escolher um estilo de diário

O &app; oferece várias opções para ver os diários. O estilo predefinido é Livro razão básico, que mostra só o sumário das parcelas que afetam a conta atual. Este é o estilo que mais se parece com outros pacotes de gestão populares. Pode escolher um estilo de diário diferente indo a Ver. Há ainda mais dois modos:

- O estilo Ver Livro razão de parcelas automáticas expande a transação atual automaticamente. Quando põe uma transação em foco no diário, ela expande-se automaticamente para mostrar todas as parcelas.

- O estilo Ver Diário de transações mostra todas as parcelas no diário, o que se parece mais com um diário contabilístico.

Todos os estilos lhe permitem ver os seus dados em modo de linha única ou em modo de linha dupla. Selecione Ver Linha dupla e verá a sua linha de transação expandida para duas linhas do diário. O modo de linha dupla também mostra o campo Notas da transação.

Abaixo estão imagens que demonstram as diferenças entre o livro razão básico e o diário de transações.

Para este exemplo, imaginemos que comprou três pares de calças de ganga por 1,000 € e registou a compra como uma transação com parcelas, com cada par numa parcela.

Estas imagens ilustram as diferenças entre os modos.

Primeiro vejamos a transação a partir da conta à ordem:

Compra de 3 pares de calças

Esta imagem mostra uma transação com parcelas de compra de calças

Agora, vejamos a conta Despesas:Roupa, no modo básico.

Um salto até à conta Despesas:Roupa

Esta imagem mostra a conta Despesas:Roupa em modo Livro razão básico.

Surgem aqui três entradas, mas só havia uma única entrada com parcelas na conta à ordem. Um exame mais apurado mostra que cada linha tem um montante diferente, 200€, 300€ e 500€. Isto demonstra que cada linha nesta vista reflete uma única parcela da transação original.

Se mudar para o modo Diário de transações verá só a transação original com parcelas.

Um salto até à conta Despesas:Roupa

Esta imagem mostra a conta Despesas:Roupa em modo Diário de transações.

### Usando atalhos de introdução

O &app; oferece vários atalhos para poupar tempo ao inserir os seus dados. Quando digita os primeiros caracteres de uma descrição que já utilizou, a funcionalidade Preenchimento rápido preenche automaticamente o resto da transação tal como a inseriu antes. Quando digita o primeiro carácter de um nome de conta, seja no campo Transferência, da linha da transação, seja no campo Conta da linha da parcela, o nome é completado automaticamente a partir da sua lista de contas. Também o ajuda a inserir subcontas nestes campos: digite os primeiros caracteres da conta-mãe, seguidos de : (dois pontos) [ou o carácter que escolheu como separador de contas]e os primeiros caracteres do nome da subconta. Por exemplo, para inserir Ativo:Conta à ordem, pode digitar `A:C` e deixar o &app; fazer o resto.

Por : ser o símbolo de separação de contas, não o pode usar nos nomes de conta.

Se realmente precisa dos dois pontos no nome de uma conta, pode escolher outro símbolo indo a Editar Preferências Contas Carácter.

Os atalhos de teclado do diário também lhe poupam tempo e o &app; oferece-lhe vários. No campo de data pode digitar:

- + ou = para incrementar a data e - ou _ para a decrementar

- ] ou } para incrementar o mês e [ ou { para o decrementar

- M ou m para inserir a primeira data do mês

- H ou h para inserir a última data do mês

- Y ou y para inserir a primeira data do ano

- R ou r para inserir a última data do ano

- T ou t para inserir a data de hoje

No campo Nº da linha da transação, pode digitar + para incrementar o número da transação a partir do último que inseriu. Digitar - decrementa-o. Isto também funciona no campo Ação da linha da parcela, se escolher inserir números de parcela aí. O campo Ação também suporta preenchimento rápido - se digitar os primeiros caracteres de uma ação comum (tal como Depósito), o &app; preenche o resto.

O campo Transferência suporta o preenchimento rápido dos nomes de conta. Pode começar a escrever o nome da conta e o &app; preenche o que falta. Digitar o carácter separador a qualquer altura completa o nome de conta no nível atual, deixando o cursor posicionado no início do nome da próxima subconta. Por exemplo, se escrever A:C, será completado para Ativos:Conta à ordem. Também pode usar as combinações Menu ou Ctrl Seta abaixo neste campo para ver uma lista de todos os nomes de conta.

Em qualquer um dos campos de montantes, pode usar uma calculadora interna. Simplesmente digite o primeiro valor, seguido de +, -, *, ou / e escreva o segundo valor. O &app; faz o cálculo e insere o resultado no campo de montante quando premir Tab. Por exemplo, pode inserir 50*100/123 para inserir uma compra de 50 € sem IVA a 23 %

Todos os itens de menu têm teclas de caesso definida e estão marcadas por caracteres sublinhados nos nomes de menu. Prima Alt + [carácter sublinhado] para abrir o menu e depois selecione o item digitando o seu carácter sublinhado. Por exemplo, escrever Alt A abre o menu Ações, seguido de P divide a transação. Alguns dos itens de menu têm ainda atalhos que chamam o comando diretamente (tipicamente usando Ctrl). Estes atalhos estão listados a seguir ao item.

Para se mover dentro do diário, use estas teclas para poupar tempo:

- Tab para passar ao campo seguinte, Shift Tab para passar ao campo anterior

- Home para se mover para o início do campo, End para se mover para o final do campo

- Enter ou ↓ para se mover para a próxima transação, ↑ para se mover para a transação anterior

- Page Up para se mover um ecrã acima, Page Down para se mover um ecrã abaixo

- Shift Page Up para ir para a primeira transação, Shift Page Down para ir para a última transação

Na janela de reconciliação pode usar estes atalhos de teclado:

- Tab move para a caixa seguinte e Shift Tab move para a caixa anterior

- A barra de espaço alterna o estado entre reconciliada e não reconciliada

- ↑ e ↓ navegam pelas entradas dentro da caixa atual

## Transações Simples vs. Com parcelas

Cada transação no &app; tem pelo menos duas parcelas, mas uma mesma transação pode ter mais de duas parcelas. Uma transação com duas parcelas é chamada de transação simples, dado que só envolve a conta atual e uma única conta remota. Uma transação com três ou mais contas é chamada uma transação com parcelas.

Quando o diário está em modo básico, verá um sumário das parcelas que afetam a conta atual. Para uma transação simples, a coluna Transferência mostra a outra conta de onde o dinheiro foi transferido. Para uma transação com parcelas, a coluna Transferência mostra -- Transação com parcelas --. Pode ver as parcelas individuais de cada transação clicando em Parcelas na barra de ferramentas depois de selecionar a transação apropriada.

Para transações com parcelas, a primeira linha da transação é a linha de transação. Contém uma Data, um Nº opcional (tal como um número de cheque), uma Descrição, o montante total que afeta a conta atual (Tot Crédito aqui) e saldo atualizado após a transação atual. Note que na vista expandida, o cabeçalho da coluna Transferência desaparece e não há nome de conta nesse campo. Esta linha mostra-lhe só um sumário do efeito da transação na conta atual. Para obter informação mais detalhada, tem de ver as parcelas individuais que constituem a transação.

As linhas parciais abaixo da linha de transação são as linhas de parcelas, e são separadas por linhas cinzentas. Quando puser em foco uma dessas linhas de parcelas, os cabeçalhos de colunas alteram-se para mostrar os campos relacionados com as parcelas:

Como se alteram os cabeçalhos das parcelas

Esta imagem mostra como se alteram os cabeçalhos das colunas.

Cada parcela contém uma Ação opcional, ou tipo de parcela, que pode inserir ou escolher duma lista. Contém também um Memorando opcional, que descreve a parcela. Cada parcela afeta uma Conta, que pode ser selecionada de uma lista pendente de contas. O campo R indica se a parcela foi reconciliada. As últimas duas colunas mostram o montante da parcela e se o dinheiro está a entrar ou a sair da conta.

Tal como discutimos em , o total de débitos (coluna esquerda) deve ser igual ao total de créditos (coluna direita) para cada transação. No exemplo mostrado acima, o total de débitos é igual ao total de créditos, pelo que a transação está saldada. Se reparar, a linha de transação contém o mesmo montante de débito que a linha da parcela Conta à ordem. Porque é que vemos isto duas vezes? Porque a linha de transação é meramente um sumário do efeito da transação na conta atual. A mesma transação numa conta diferente terá uma linha de transação diferente, uma que mostre o efeito nessa conta em particular. Pode confirmar isto selecionando outra linha de parcela e clicando no botão Saltar na barra de ferramentas.

Neste exemplo, se saltar para a conta Receitas:Ordenado, o &app; abre a mesma transação no diário Receitas:Ordenado:

Um salto até à conta Receitas:Ordenado

Esta imagem mostra um salto até à conta Receitas:Ordenado.

Note que o total da linha de transação agora sumariza o efeito na conta Receitas:Ordenado em vez da Conta à ordem, porque está a olhar para o diário da conta Receitas:Ordenado. As parcelas são exatamente as mesmas, mas a linha de transação agora reflete o crédito para a conta Receitas:Ordenado.

### Exemplo com uma transação simples

Começando com a árvore de contas que cirámos no capítulo anterior, `gcashdata_3`, faça duplo clique em Conta à ordem. Vamos adicionar uma transação simples a esta conta. Quando primeiro cria as suas contas no &app;, é habitual começar com um saldo inicial.

Na primeira linha da transação, insira uma data (ex: 1 de janeiro de 2006), uma descrição (ex: Saldo inicial), clique na lista pendente Transferência e selecione Capital próprio:Saldo inicial, adicione um depósito de 1000€ e prima Enter. O diário da conta deverá estar parecido com esta imagem:

O diário da conta à ordem

Esta imagem mostra o diário de Ativos:Conta à ordem após inserir uma transação de valor inicial.

Definir o saldo inicial de uma conta é um exemplo de uma transação simples entre duas contas. Neste caso, afetando as contas Ativos:Conta à ordem e Capital próprio:Saldo inicial.

Como outro exemplo de uma transação simples afetando só duas contas, adicione outra transação para descrever a compra de mercearias no valor de 45.21€. Dentro da conta Ativos:Conta à ordem, defina Transferência para Despesas:Comida. O diário de conta deve agora parecer-se com:

O diário da conta à ordem

Esta imagem mostra o diário de Ativos:Conta à ordem após adicionar uma transação para compra de mercearias.

### Exemplo de transação com parcelas

A necessidade para três ou mais parcelas ocorre quando precisa de dividir uma das contas de ou para numa mesma transação em múltiplas contas. O exemplo clássico disto será a receção de um cheque de ordenado. Aquilo que realmente recebe é tipicamente menos que aquilo que lhe pagam, sendo a diferença devida a impostos, segurança social e/ou outros itens. Logo, a transação simples de receber um cheque de ordenado envolve outras contas além da conta Ativos:Conta à ordem e Receitas:Ordenado.

Para adicionar a transação com parcelas a partir do diário de conta Ativos:Conta à ordem, clique numa linha de nova transação e clique em Parcelas. Note que se definiu a vista do diário para Livro razão de parcelas automáticas ou Diário de transações, as parcelas abrem-se sozinhas. Insira a descrição desta transação na primeira linha (ex: “Empregador”). Nas linhas de parcelas abaixo, insira as várias parcelas que compõem esta transação, uma a uma. Para inserir as parcelas, primeiro escolha a conta, depois insira o montante por que alterar a conta. Tenha em mente que quando está num diário de conta de ativos, os montantes inseridos na coluna esquerda aumentam o saldo da conta, enquanto montantes inseridos na coluna direita o diminuem (para mais informação, veja ). Prima Tab ou clique na próxima linha de parcela e repita o processo. Note que, se está a usar o teclado para navegar na transação, use Tab para se mover entre campos, uma vez que a tecla Enter regista a transação e cria parcelas numa conta de desequilíbrio.

Quando cria uma transação no &app;, as parcelas podem ser inseridas em qualquer ordem. Contudo, quando a transação é fechada (seja saindo da transação, seja premindo Enter), todas as parcelas de débito passam à frente das parcelas de crédito.

Neste exemplo, escolha a conta de depósito (Ativos:Conta à ordem) e insira o montante a depositar (ex: 670€). Continue a inserir os vários montantes para impostos: conta Despesas:Impostos:IRS, 180€; conta Despesas:Impostos:Segurança Social, $90€; e conta Despesas:Impostos:Seguro, $60€. Finalmente, insira o valor bruto do cheque ($1,000€ neste exemplo) como levantamento da conta Receitas:Ordenado.

A divisão final deverá parecer-se com . Lembre-se de premir Enter quando terminar a introdução. Mas também deve saber que quando prime Enter, as parcelas serão dobradas numa vista de transação simples. As parcelas ainda lá estão, só tem de clicar em Parcelas para as ver. Veja para mais detalhes.

#### Inserir uma transação com parcelas

Diário de conta - transação com parcelas

## Reconciliação

Uma vez inseridas transações no &app;, é importante verificar se elas estão de acordo com o extrato da sua instituição financeira. Este processo de verificação é conhecido por reconciliação e é a chave para determinar se os seus registos estão corretos. O mais habitual é comparar as suas transações com os extratos bancários, mas pode usar este processo para verificar qualquer transação.

O &app; mantém o estado de reconciliação de cada transação sob controlo. Este estado é mostrado pelo campo R num diário: r indica que uma transação foi reconciliada, nc indica que não foi confirmada, e c indica que foi confirmada mas não reconciliada. Uma transação marcada como confirmada significa que tem alguma confirmação de que a sua ordem foi aceite (por ex., tem o recibo do cartão de crédito que o restaurante emitiu). Pode alternar o estado de reconciliação entre nc e c clicando no campo R; pode defini-lo para r usando .

Ao fundo da janela da conta, há (entre outros) dois saldos em execução (os saldos Confirmado e Reconciliado) e o saldo Futuro. Os primeiros devem corresponder aquilo que o seu banco pensa que tem na conta, enquanto o último inclui transações pendentes.

Por exemplo, quando passa um cheque, deve inserir a transação no &app;. O campo de reconciliação R da transação conterá inicialmente nc (não confirmada).A sua nova entrada vai contribuir para o saldo Futuro, mas não para os saldos Confirmado e Reconciliado. Mais tarde, se obteve confirmação que o cheque foi cobrado, pode clicar no campo R para o alterar para c (confirmado). Ao fazer isto, o saldo Confirmado altera-se para incluir esse montante. Quando chegar o extrato do banco, poderá compará-lo com o que registou no &app;, abrindo a janela de reconciliação. Aí, poderá alterar o campo R para r (reconciliada).

Não pode reconciliar diretamente numa janela de diário simplesmente clicando no campo R. Tem de usar a janela de reconciliação. Uma vez que uma transação esteja marcada como reconciliada, já não pode ser facilmente alterada sem quebrar o Saldo inicial da próxima reconciliação.

É importante compreender que a reconciliação é feita para uma determinada data e que quando reconcilia uma conta baseado num extrato com uma dada data, está a reconciliar todas as transações anteriores a essa data. Portanto, se adicionar ou modificar transações com data anterior à da última reconciliação, os seus saldos reconciliados ficam em desequilíbrio.

### Janelas de reconciliação

As janelas de reconciliação são usadas para reconciliar uma conta do &app; com um extrato que um banco ou outra instituição financeira lhe enviou. A recociliação é útil, não só para verificar duplamente os seus registos com os do banco, mas também para ter uma melhor ideia do que ainda tem pendente, por exemplo, cheques não cobrados.

Para usar as janelas de reconciliação, selecione uma conta da árvore de contas e clique em Ações Reconciliar. Abre-se uma janela semelhante à que está abaixo, onde pode inserir a informação de reconciliação.

Janela Reconciliar

A janela inicial de reconciliação.

Na janela inicial de reconciliação, tem de inserir alguma informação de reconciliação.

Data do extrato

  A data do extrato contra o qual vai fazer a reconciliação.

  Clique na seta à direita deste campo para abrir um calendário.

Saldo inicial

  Este é um item não editável que mostra o saldo da reconciliação anterior. Deve corresponder ao saldo inicial do seu extrato.

  Por vezes, o saldo inicial no &app; não corresponde ao encontrado no seu extrato. Isto pode acontecer na primeira vez que reconcilia a sua conta ou quando uma transação previamente reconciliada foi alterada ou eliminada.

  Na primeira vez que reconcilar a sua conta, o saldo inicial será 0.00, logo provavelmente não é o saldo inicial da sua conta. Quando reconciliar a conta, o saldo inicial da conta será incluído na reconciliação e o resultado deverá ficar equilibrado.

  No caso de uma transação previamente reconciliada ser acidentalmente alterada, pode simplesmente voltar a reconciliá-la juntamente com as transações do extrato atual e o resultado deverá ficar equilibrado.

  O caso de acidentalmente eliminar uma transação previamente reconciliada apresenta um desafio maior. Se não puder determinar o que foi apagado e restaurá-lo no diário correspondente, terá de criar uma transação fictícia para conseguir terminar a reconciliação.

  Embora o último caso não tenha importância na sua contabilidade privada, se for o contabilista de um clube ou de uma empresa, é melhor que tenha preparada uma boa explicação para o sucedido.

Saldo final

  Este campo deve ser preenchido com o saldo final que aparece no extrato.

  O &app; preenche automaticamente este campo com o saldo Atual mostrado na parte inferior do diário da conta.

Incluir subcontas

  Marque esta opção se quiser incluir as transações que pertencem às subcontas da conta selecionada na reconciliação. Note que todas as subcontas têm de estar na mesma moeda/mercadoria que a conta-mãe para poder ativar a opção.

Inserir pagamento de juros

  Clicar neste botão abre uma nova janela que lhe permite inserir uma transação de juros na conta a ser reconciliada.

  A janela de pagamento de juros poderá abrir automaticamente quando inicia uma reconciliação de uma conta de tipo Banco, Crédito, Fundo, Ativo, Cobrável, Pagável e Passivo. Se quiser desativar este comportamento, para qualquer uma das contas mencionadas, vá ao separador Diário nas Preferências do &appname; e desmarque a caixa Transferência automática de juros. Em alternativa, para desativar este comportamento só para a conta selecionada, clique em Sem pagamento automático de juros nesta conta na janela Inserir pagamento de juros.

Depois clique em Aceitar e verá a janela de reconciliação com a lista das transações:

Janela de reconciliação

A lista de transações na janela de reconciliação.

Os dois painéis chamados Fundos entrados e Fundos saídos, listam todas as transações não reconciliadas que pertencem à conta que vai ser reconciliada. A coluna R mostra se a transação já foi reconciliada.

Agora, examine cada item no extrato do banco e procure o item correspondente na janela Reconciliar.

Se não conseguir encontrar uma transação, talvez se tenha esquecido de a inserir, ou não soubesse que ela tinha acontecido. Pode usar o botão Nova na barra de ferramentas, ou o item de menu Transação Nova para abrir o diário e inserir a transação em falta. O novo item vai aparecer na janela Reconciliar quando premir Enter no diário após inserir a transação.

Quando encontrar o item na janela Reconciliar, compare o montante do item com o montante do extrato. Se discordar, pode ter cometido um error quando inseriu a transação no &app;. Pode usar o botão Editar na barra de ferramentas ou ir a Transaction Editar para abrir o diário de conta e corrigir a transação.

Se os montantes concordam, clique no item na janela Reconciliar. Surge uma marca na coluna R ao lado da transação selecionada. O &app; atualiza automaticamente os montantes no painel de sumário inferior direito.

Pode usar as teclas de seta acima/abaixo para rolar até ao item, a tecla espaço para marcar o item como reconciliado e a tecla Tab para alternar entre painéis.

Repita estes passos para cada item que aparece no extrato bancário, verificando se os montantes correspondem aos montantes do &app; e marcando as transações no &app; à medida que estejam reconciliadas.

Ao fundo da janela Reconciliar há um campo Diferença, que deverá mostrar 0.00 quando terminar a reconciliação. Se mostrar qualquer outro valor, ou falhou transações ou alguns montantes estão incorretos no &app; (ou, menos provável, o banco pode ter cometido um erro).

Sob determinadas circunstâncias, pode ser difícil ou mesmo impossível determinar porque é que uma conta não reconcilia. Se não for capaz de corrigir a discrepância entre os seus livros e o extrato, o &app; inclui um botão Saldo na barra de ferramentas que cria automaticamente uma entrada de equilíbrio para o montante em falta.

Para usar isto, faça todas as reconciliações (marcando todas as transações que conseguir identificar)e clique neste botão. O &app; cria a entrada para equilibrar a discrepância restante que usa a conta especial Contas especiais:Orfã-XXX (onde "XXX" representa a sua moeda). A janela Reconciliar fecha-se; Se a reabrir, conseguirá verificar a recém criada entrada de equilíbrio e terminar o processo.

Quando tiver marcado todos os itens do extrato bancário e a diferença for 0.00, clique em Terminar na barra de ferramentas ou selecione Reconciliar Terminar no menu. A janela Reconciliar fecha-se. No diário de conta, o campo R das transações reconciliadas altera-se para r.

Neste caso, ainda não recebemos toda a informação, portanto clicamos em Adiar, para que possamos continuar mais tarde. Observe que a coluna R indica que confirmámos (c) duas transações. Ainda não foram reconciliadas, mas verificámos duas transações, pelo que foram marcadas como confirmadas. Se olhar para a barra de sumário ao fundo do diário de conta, verá um sumário do que foi reconciliado e do que foi confirmado (Confirmado: 954.79€ Reconciliado: 0.00€)

Conta à ordem

A conta à ordem após ter adiado a reconciliação.

## Transações agendadas

As transações agendadas são criadas para ajudara a inserir operações monetárias repetitivas, como subscrições, seguros ou impostos. Usando transações agendadas, só tem de inserir a transação uma vez, definir alguns parâmetros, como data inicial e frequência, fazer uma breve descrição e depois o &app; avisa quando uma transação agendada estiver pronta para ser criada e cria-a por si.

Neste Como fazer, vamos exemplificar com uma subscrição na Internet com o valor de 20€, paga a 29 de cada mês.

No &app;, há duas maneiras de criar transações agendadas, a partir do diário ou no Editor de transações agendadas.

### Criar a partir do diário

Insira a primeira ocorrência da transação a agendar no diário. No campo Transferência desta transação, digite Despesas:Internet como mostrado na imagem seguinte.

Primeiro passo para criar a transação agendada a partir do diário

Primeiro passo para criar a transação agendada a partir do diário

Uma vez que não criámos previamente a conta Despesas:Internet, o &app; pergunta-nos se a queremos criar.

De seguida, clique com o botão direito do rato e selecione Agenda...

Segundo passo para criar a transação agendada a partir do diário

Segundo passo para criar a transação agendada a partir do diário

Surge uma janela parecida com esta:

Terceiro passo para criar a transação agendada a partir do diário

Terceiro passo para criar a transação agendada a partir do diário

Vamos preencher os valores, sabemos que a subscrição é paga a 29 de cada mês, sendo a próxima para o mês que vem (uma vez que inserimos a deste mês manualmente) :

Dados preenchidos numa transação agendada

Dados preenchidos numa transação agendada

Clique em Aceitar e a transação será agendada. O &app; memorizou esta transação e a 29 do mês que vem abre uma janela perguntando-lhe se a deve criar (veja mais abaixo uma imagem desta janela).

### Criar no Editor de transações agendadas

A outra maneira de inserir transações agendas é a partir do Editor de transações agendadas, que pode ser mais rápida se tivermos várias transações a criar de uma só vez.

Na janela principal de contas, selecione Ações Transações agendadas Editor de transações agendadas na barra de menus. Abre-se um novo separador Transações agendadas na janela atual do &app;, como mostrado abaixo:

Separador Transações agendadas vazio

Separador Transações agendadas vazio

Este separador contém uma lista, aqui vazia, de todas as transações agendadas. Vamos criar uma nova, clicando em Nova na barra de ferramentas. Abre-se uma janela como a seguinte:

Separador Visão geral da janela Editar transação agendada

Separador Visão geral da janela Editar transação agendada

Primeiro, vamos inserir um nome para esta nova transação, ao cimo da janela.

Este nome só identifica a transação na janela Editar transação agendada, nunca aparece no diário.

No painel Opções da Visão geral tem quatro opções:

Ativar

  Define o estado da transação agendada.

Criar automaticamente

  Se marcada, insere esta transação no diário sem lhe perguntar primeiro (veja abaixo). Se necessário, pode ser avisado quando a transação for inserida, marcando a caixa Notificar-me quando criada.

Criar antecipadamente

  Define com quantos dias de antecedência a transação será criada.

Lembrar antecipadamente

  Define com quantos dias de antecedência o lembrete é mostrado. Pode ser usado para, por exemplo, quando tem de pagar algo por cheque. Um lembrete antecipado permite-lhe enviar o cheque sem exceder o prazo.

O painel Ocorrências permite-lhe dizer ao &app; que esta transação agendada não dura para sempre. Por exemplo, se está a pagar um empréstimo, pode inserir a data de fim do empréstimo ou o número de ocorrências restantes.

Selecione agora o separador Frequência na janela Editar transação agendada. Aqui pode definir as opções temporais da transação.

Separador Frequência da janela Editar transação agendada

Separador Frequência da janela Editar transação agendada

Frequência

  Define a frequência básica da transação, com opções para Uma vez, Diariamente, Semanalmente, Quinzenalmente e Mensalmente. Neste exemplo, está definida como Mensalmente.

  É possível definir uma transação de forma a que ocorra noutros intervalos diferentes daqueles que constam na lista Frequência, alterando a definição no controlo Cada (veja abaixo).

Data inicial

  Define quando começa a transação. No exemplo, estaria definida para o dia 29 do mês que vem.

Cada

  Esta opção permite-lhe agendar transações em múltiplos do valor no campo Frequência. Por exemplo, para criar uma transação que ocorre a cada três semanas, defina Frequência para Semanalmente e Cada para 3.

A e exceto aos fins de semana

  Define o dia do mês em que a transação está agendada e controla o que o &app; faz quando o dia ocorrer a um fim de semana.

Sabemos que a subscrição é paga a 29 de cada mês, portanto a Data inicial será 29 de janeiro de 2016 (assumindo que janeiro é o mês seguinte), a Frequência será Mensalmente, será paga mensalmente a 29 de cada mês. Dado que no nosso exemplo, a subscrição na Internet á paga automaticamente da conta, não há necessidade de a criar antecipadamente, nem de indicar uma data final.

Quando os elementos neste separador estiverem preenchidos, o &app; realça os calendários abaixo para indicar quando é que vão ocorrer as futuras transações.

Finalmente, selecione o separador Transação modelo e insira a sua transação na parte inferior, tal como faria no diário de conta, com a única diferença de não ter data.

Deverá agora ter uma janela como esta:

Separador Transação modelo da janela Editar transação agendada

Separador Transação modelo da janela Editar transação agendada

Lembre-se de clicar no ícone Registar, para validar e inserir a transação.

Clique em Aceitar, e voltará ao separador Transações agendadas, que agora mostra um item na lista Transações:

Transação agendada inserida

Transação agendada inserida

Se clicar nos calendários, abre-se um balão, que segue o rato e mostra o que está planeado para cada dia. Para fazer desaparecer o balão, clique novamente no calendário.

Agora já pode fechar o separador Transações agendadas e gravar o seu trabalho.

O que vê abaixo é só uma ilustração e não deve ser inserido na base de dados do &app; nesta altura. Para este exemplo, o diálogo abaixo surge quando a transação agendada for executada.

A partir de agora, quando o &app; iniciar e uma transação estiver agendada ou precisar de ser inserida, poderá ver uma janela Desde a última execução..., sumarizando as operações com transações agendadas (Lembrete, A criar etc.. Pode encontrar uma melhor descrição de cada opção no manual do &app;):

Janela de lembretes de transações agendadas

Janela de lembretes de transações agendadas

Pode clicar na coluna Estado para alterar o estado da transação agendada, se necessário. Depois clique em Aceitar para fechar a janela Desde a última execução... e aplicar as operações pendentes. Selecione Cancelar para saltar a introdução das operações pendentes no diário.

Se o campo Estado foi definido como A criar, se reparar no diário da sua conta à ordem, verá que a transação já foi criada.

Se ativar a opção Rever transações criadas ao fundo à direita na janela Desde a última execução..., o &app; abre, após clicar em Aceitar, o diário de cada conta onde as transações agendadas foram inseridas automaticamente.

Se inseriu a transação para 29 de janeiro nesta fase, por favor reverta para a última gravação do ficheiro do &app;, selecionando Ficheiro Abrir e escolhendo a gravação anterior do ficheiro `gcashdata_3` do &app;.

## Juntar as peças

Nas secções anteriores deste capítulo foram discutidos os conceitos e a mecânica do trabalho com transações no &app;. Esta secção vai laborar sobre a árvore de contas inicialmente construída no capítulo anterior, definindo saldos iniciais, adicionando transações e agendando uma transação.

### Abrir o ficheiro do &app;

Comece por abrir o ficheiro de dados previamente gravado, `gcashdata_3_vazia` e grave-o como `gcashdata_4` diretamente. A janela principal deverá parecer-se com esta:

Ponto de partida para Juntar as peças

Esta imagem mostra o ponto de partida desta secção.

### Saldos iniciais

Tal como mostrado antes com a conta Ativos:Conta à ordem, os saldos iniciais numa conta são tipicamente atribuídos a uma conta especial, chamada Capital próprio:Saldo inicial. Para começa a preencher esta árvore de contas, comece por definir os saldos iniciais das contas. Assuma que tem 1000€ na conta de poupanças e 500€ em dívida no cartão de crédito.

1. Abra o diário Ativos:Conta poupança. Selecione Ver no menu e certifique-se que está no modo Livro razão básico. Terá de ver as suas transações noutros modos mais tarde, por agora vamos inserir uma transação bãsica no modo básico predefinido.

2. No diário Ativos:Conta poupança, insira uma transação básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 1000€, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial. Lembre-se, transações básicas transferem dinheiro de uma conta origem para uma conta destino. Grave a transação (prima Enter ou clique no ícone Enter).

3. No diário Ativos:Conta à ordem, insira uma transação básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 1000€, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial.

4. No diário Passivo:Visa, insira uma transação básica entre duas contas para definir o seu saldo inicial para 500€, transferidos da conta Capital próprio:Saldo inicial. Isto é feito inserindo os 500€ como A crédito na conta Visa (ou Tot Decréscimo na conta Saldo inicial), uma vez que é dinheiro que pediu emprestado. Registe a transação (prima Enter ou cliqeu no ícone Enter).

Deverá ter agora três contas com os saldos iniciais definidos, Ativos:Conta à ordem, Ativos: Conta poupança, e Passivo:Visa.

Árvore de contas após definir os saldos iniciais

Esta imagem mostra os saldos iniciais.

### Exemplos adicionais de transações

Vamos agora adicionar mais algumas transações para simular as despesas do mês. Durante o mês gastou 78€ em eletricidade, 45€ em telefone e 350€ em renda. Tudo pago com cheque. Gastou ainda 45,21€ em mercearias, recebeu 670€ de ordenado e pagou a sua subscrição mensal na Internet. Finalmente, tem de mover 100€ da conta poupança para a conta à ordem.

1. Abra o diário Despesas:Eletricidade e insira uma transação simples entre duas contas para pagar os 78€ da fatura de eletricidade, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 102). Insira uma descrição (ex: Elétrica Barata). A conta de Transferência deve ser Ativos:Conta à ordem.

2. Abra o diário Ativos:Conta à ordem e insira uma transação simples entre duas contas para pagar os 45€ da fatura de telefone, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 103). Insira uma descrição (ex: Telefone fixo). A conta de Transferência deve ser Despesas:Telefone. Note que pode inserir transações de despesa tanto do lado do crédito (as contas de despesa) como do lado do débito (as contas de ativos).

3. Abra o diário Despesas:Renda e insira uma transação simples entre duas contas para pagar os 350€ da renda de casa, com a data do final do mês (no exemplo, 30-01-2016) e o número do cheque (ex: 104). Insira uma descrição (ex: Renda de janeiro). A conta de Transferência deve ser Ativos:Conta à ordem.

4. Duplique esta transação, usando o botão Duplicar na barra de ferramentas. Comece por selecionar a transação de renda atual e clique em Duplicar. Insira a data da transação algures no futuro (ex: 29 de março) e repare na linha azul que o &app; usa para separar transações futuras de transações atuais. Assim pode inserir transações antes de elas ocorrerem.

   Também pode configurar uma transação agendada para pagar a renda de casa, uma vez que não se prevêm alterações de valor num futuro próximo.

   - Selecione a transação de renda atual e clique em Agenda

   - Altere para Mensalmente, altere a descrição, se necessário e clique em Aceitar

5. Para transferir dinheiro da sua conta de poupança para a conta à ordem, abra o diário Ativos:Conta poupança e adicione uma nova transação, definindo Transferência para Ativos:Conta à ordem, com um montante de 100€ (com data de 1 de janeiro de 2016).

6. Como mais um exemplo de transação simples, adicione outra transação para descrever a compra de mercearias no valor de 45,21€ a 5 de janeiro de 2016. No diário da conta Ativos:Conta à ordem, defina Transferência para Despesas:Comida.

7. Para adicionar uma transação de recebimento de ordenado, abra o diário Ativos:Conta à ordem clique numa linha em branco e clique em Parcelas. Insira a descrição da transação na primeira linha (ex: Ordenado), assim como a data. Na linha de parcela abaixo desta, insira o depósito nas contas Ativos:Conta à ordem 670€, Despesas:Impostos:IRS 180€, Despesas:Impostos:Seguro 90€, Despesas:Impostos:Segurança social 60€ e por fim, o total bruto do recebimento, 1000€ como levantamento transferido da conta Receitas:Ordenado.

8. Também tem de pagar a subscrição na Internet, 20€ a cada dia 25.

Árvore de contas após definir todas as transações

Esta imagem mostra os saldos finais após definir todas as do mês de janeiro de 2016.

### Gravar o ficheiro

Antes de passarmos à secção de relatórios, vamos gravar o ficheiro de dados do &app; (`gcashdata_4`).

### Relatórios

Mas ter os dados disponíveis só no ecrã do seu computador não fará o seu contabilista feliz. Assim, o &app; tem um grande número de relatórios altamente personalizáveis.

Vamos dar uma vista de olhos ao Fluxo de caixa e ao Relatório de transações.

1. Primeiro o Fluxo de caixa para o mês de janeiro.

   Selecione o relatório no menu Relatórios Receita & Despesa Fluxo de caixa.

   Fluxo de caixa para o mês de janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o fluxo de caixa para as do mês de janeiro de 2016.

   Para obter este relatório personalizado, clique com o botão direito do rato no relatório e escolha Opções do relatório. Defina o intervalo de datas e especifique as contas que quer ver no relatório.

2. Agora vamos ver o correspondente relatorio de transações para a conta Ativos:Conta à ordem.

   Selecione o relatório de transações no menu Relatórios Relatório de transações.

   Relatório de transações da conta à ordem durante o mês de janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o relatório de transações da conta à ordem durante o mês de janeiro de 2016.

3. Agora vamos alterar o relatório de transações para mostrar só as várias contas de despesa.

   Relatório de transações das contas de despesas durante o mês de janeiro de 2016

   Esta imagem mostra o relatório de transações das contas de despesas durante o mês de janeiro de 2016.